Затверджено

рішенням Спостережної ради

кредитної спілки «ЕКСПРЕС КРЕДИТ»

протокол № 1 від «10» квітня 2009 року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

 

 

 

про документообіг

 

кредитної спілки «ЕКСПРЕС КРЕДИТ»

 

Це Положення визначає порядок ведення загального діловодства в кредитній спілці «ЕКСПРЕС КРЕДИТ», а також порядок обігу, обліку, обробки, зберігання та використання у кредитної спілці документів та іншої інформації в паперовому та електронному вигляді, у тому числі порядок доступу та збереження інформації при використанні комплексної інформаційної системи надання кредитною спілкою фінансових послуг. Вимоги поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК). Положення є обов’язковим для виконання всіма органами управління кредитної спілки, а також юридичними і фізичними особами під час здійснення будь-яких операцій у кредитній спілці.

 

Це Положення розроблено у відповідності із Законом України «Про кредитні спілки», Законом України «Про інформацію», Законом України «Про звернення громадян», Розпорядження Нацкомфінпослуг від 11.11.2003 року № 116 «Про затвердження внутрішніх положень та процедур кредитної спілки», Статутом кредитної спілки «ЕКСПРЕС КРЕДИТ», Положенням про Правління кредитної спілки «ЕКСПРЕС КРЕДИТ».

 

1.    Порядок обігу, обліку, обробки, зберігання та використання у кредитної спілці документів та іншої інформації в паперовому та електронному вигляді у тому числі порядок доступу та збереження інформації при використанні комплексної інформаційної системи надання кредитною спілкою фінансових послуг

 

1.1.Нормативні документи кредитної спілки видаються українською та російською мовами.

 

1.2.Перелік документів кредитної спілки містить наступні документи:

 

q Статутні документи – Статут та Положення кредитної спілки, свідоцтва та ліцензії;

 

q Протоколи засідань органів управління кредитної спілки: загальних зборів, спостережної ради, ревізійної комісії, правління, кредитного комітету, інших, створених за рішенням загальних зборів, органів управління;

 

q Накази голови правління;

q Бухгалтерські документи;

q Звітність до органів державної влади;

 

q Договори з членами кредитної спілки;

q Особові справи членів кредитної спілки;

q Договори з юридичними особами;

q Кадрові документи;

q Вхідна та вихідна кореспонденція кредитної спілки;

 

 

 

 

3

q Документи по фінансовому моніторингу.

 

1.3.Обіг документів кредитної спілки поділяється на внутрішній – обіг документів між органами управління та працівниками кредитної спілки та зовнішній – обіг документів між кредитною спілкою та іншими юридичними та фізичними особами.

 

1.4. Документи,
які  знаходяться  в  обігу  кредитної  спілки,  обліковуються  і

зберігаються із дотриманням наступного порядку:

Документ

Засіб обліку
Засіб зберігання

з/п

1
Статут кредитної спілки, свідоцтва та

ліцензії

Реєстр статутних
Папка статутних

2
Положення кредитної спілки

документів
документів

3
Протоколи  засідань  органів
управління

Реєстри протоколів
Папки для

кредитної   спілки:   загальних   зборів,

відповідних органів
протоколів

спостережної  ради,  ревізійної  комісії,

управління
відповідних органів

правління, кредитного комітету, інших,

управління

створених за рішенням загальних зборів,

органів управління

Наскрізна нумерація
Відповідні справи

4
Накази голови правління

за відповідними

групами

Наскрізна нумерація
Паперовий та

5
Бухгалтерські документи

за відповідними
електронний з

групами
дотриманням вимог

діючих законів та

6
Звітність до органів державної влади

Реквізити звітного

нормативних

періоду
документів, що

регулюють

бухгалтерський

облік та звітність

Реєстр договорів в

Папки, електронні

7
Договори з членами кредитної спілки

паперовій та

бази даних

електронній формах

8
Особові справи членів кредитної спілки

Реєстр в електронній
Відповідні справи

формі

9
Договори з юридичними особами

Реєстр договорів в

Папки

паперовій формі

10
Кадрові документи

Реєстри за групами
Папки документів

документів
відповідних груп

11
Вхідна кореспонденція кредитної спілки

Журнал вхідної
Папка вхідної

кореспонденції
кореспонденції

12
Вихідна
кореспонденція
кредитної

Журнал вихідної
Папка вихідної

спілки

кореспонденції
кореспонденції

13
Документи по фінансовому моніторингу

Опис
Папка

4
1.5.Використання документів та іншої інформації в паперовому та електронному вигляді (далі – документи) в кредитній спілці здійснюється відповідно до наступного порядку:

 

1.5.1. Окремі документи кредитної спілки використовуються в роботі лише тих органів управління та працівників кредитної спілки, які уповноважені здійснювати користування такими документами відповідно до своїх функціональних (службових) обов’язків на підставі статутних документів кредитної спілки та відповідних посадових інструкцій.

 

 

 

2.         Перелік інформації з обмеженим доступом та спеціальні вимоги щодо обігу, обліку, обробки, зберігання i використання у кредитній спілці документів, якi містять інформацію з обмеженим доступом.

 

2.1. До документів кредитної спілки з обмеженим доступом відносяться наступні документи, які не підлягають опублікуванню та публічному поширенню, а саме:

 

q Положення кредитної спілки;

 

q Протоколи засідань ревізійної комісії, правління, кредитного комітету, інших, створених за рішенням загальних зборів, органів управління;

 

q Накази голови правління;

q Бухгалтерські документи;

 

q Звітність до органів державної влади за винятком інформації, яка підлягає опублікування згідно вимог законодавства;

 

q Договори з членами кредитної спілки;

q Особові справи членів кредитної спілки;

q Договори з юридичними особами;

q Кадрові документи;

q Вхідна та вихідна кореспонденція кредитної спілки;

q Документи по фінансовому моніторингу.

 

2.2. Засоби обліку і зберігання документів з обмеженим режимом доступу мають відповідати п. 1.4 цього Положення.

 

2.3. Доступ до документів з обмеженим доступом та зберігання таких документів здійснюється в кредитній спілці з урахуванням вимог п. 1.5.1 цього Положення з дотриманням наступного порядку:

 

Особи уповноважені для доступу
Місце

з/
Документ

до документу
зберігання

п

1
Положення кредитної спілки
Члени органів управління,
Шафи

компетентні згідно закону органи

державної влади

 

5

2
Протоколи засідань ревізійної
Вибрані та призначені члени
Шафи

органів управління, компетентні

комісії, правління, кредитного

згідно закону органи державної

комітету, інших, створених за

влади

рішенням загальних зборів,

органів управління

3
Накази голови правління
Вибрані та призначені члени
Шафи

органів управління, компетентні

згідно службових обов’язків

працівники, компетентні згідно

закону органи державної влади

4
Бухгалтерські документи
Головний бухгалтер та працівники
З

бухгалтерії, голова та заступник

дотриманням

голови правління, кредитний

вимог

комітет в частині виконання його

діючих

функціональних обов’язків,

ревізійна комісія, компетентні
законів та

згідно закону органи державної
нормативних

влади, член кредитної спілки в
документів,

частині отримання документів щодо
що

його рахунків, внесків та інших

регулюють

фінансових операцій

порядок

Головний бухгалтер та працівники

5
Звітність до органів державної
зберігання

бухгалтерії, голова та заступник

влади за винятком інформації,
бухгалтерськ

голови правління, ревізійна комісія,

яка підлягає опублікування
их

компетентні згідно закону органи

згідно вимог закону
документів

державної влади

6
Договори з членами кредитної
Головний бухгалтер та працівники
Шафи

бухгалтерії, голова правління,

спілки

заступник голови правління,

кредитний інспектор, спостережна

рада, ревізійна комісія, кредитний

комітет, член кредитної спілки з

яким укладено договір, компетентні

згідно закону органи державної

влади

7
Особові справи членів
Члени виборних та призначених
Шафи

органів управління, член кредитної

кредитної спілки

спілки щодо власної особової

справи, компетентні згідно

службових обов’язків працівники

кредитної спілки, компетентні

згідно закону органи державної

влади

8
Договори з юридичними
Головний бухгалтер та працівники
Шафи

бухгалтерії, голова та заступник

особами

голови правління, спостережна

рада, ревізійна комісія, кредитний

комітет, інша сторона, з якою

укладено договір, компетентні

згідно закону органи державної

влади

 

 

6

9
Кадрові документи
Компетентні згідно службових
Шафи, для

обов’язків працівники кредитної

трудових

спілки, ревізійна комісія,

книжок –

компетентні згідно закону органи

сейф

державної влади

10
Вхідна та вихідна
Компетентні згідно службових
Шафи

обов’язків працівники кредитної

кореспонденція кредитної

спілки, члени виборних та

спілки

призначених органів управління

11
Документи по фінансовому
Відповідальний за проведення
Сейф

первинного фінансового

моніторингу

моніторингу, вибрані та призначені

члени органів управління,

компетентні згідно закону органи

державної влади

2.4.  Документи з обмеженим доступом, що зберігаються в кредитній спілці видаються виконавцям для тимчасового користування тільки у приміщенні кредитної спілки. Документи кредитної спілки з обмеженим доступом надаються у тимчасове користування тільки таким стороннім особам, які є повноважними представниками компетентних органів державної влади з дотриманням вимог закону. На видану справу заводиться карта-замiнник справи, у який зазначається підрозділ, номер справи, дата її видачi, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в отриманні та прийнятті справи.

 

 

3.          Визначення повноважень та обов’язків працівників, на яких покладено у кредитній спілці обов’язки з ведення діловодства

 

3.1. Відповідальними за ведення діловодства в кредитній спілці є:

q Голова Правління,

q Заступник Голови Правління,

 

q Головний бухгалтер,

q Кредитний інспектор;

q Відповідальний за здійснення фінансового моніторингу,

q Особа, на яку покладено обов’язки секретаря-діловода.

 

3.2. На визначених в п. 3.1. цього Положення працівників покладено наступні повноваження та обов’язки:

 

3.2.1. Голова Правління повноважний і зобов’язаний організувати здійснення документообігу в кредитній спілці з дотриманням вимог цього Положення, включаючи:

 

¨ виконання обов’язків щодо підготовки, створення та підписання документів, покладених  на  нього  Статутом  та  Положеннями  кредитної  спілки

 

 

 

 

7

(видання наказів, засвідчення витягів з протоколів, обов’язків щодо підписання договорів, звітів тощо);

 

¨ призначення працівника відповідального за проведення первинного фінансового моніторингу та працівника, на якого покладено обов’язки секретаря-діловода;

 

¨ забезпечення регулярного контролю за станом дiловодства в кредитній спілці;

¨ сприяння рацiоналiзацiї, механізації та автоматизації процесів діловодства;

¨ забезпечення організації навчання працівників для підвищення кваліфікації;

¨ вживання необхiдних заходiв до скорочення службового листування;

 

¨ не допущення вимог вiд підрозділів та членів кредитної спілки щодо вiдомостей, звiтiв, зведень та iнших документів не передбачених законом та статутними документами кредитної спілки.

 

3.2.2. Заступник Голови Правління повноважний і зобов’язаний виконувати обов’язки Голови Правління визначені в п. 3.2.1. цього Положення у разі відсутності Голови Правління.

 

3.2.3. Головний бухгалтер зобов’язаний:

 

¨ організувати діяльність бухгалтерії кредитної спілки для забезпечення ведення документообігу щодо бухгалтерських та звітних документів та інформації у відповідності до закону та статутних документів кредитної спілки,

 

¨ виконувати обов’язки щодо підготовки, створення та підписання документів, покладених на нього Статутом та Положеннями кредитної спілки;

 

¨ забезпечувати регулярний контроль за станом діловодства в бухгалтерії кредитної спілки.

 

3.2.4. Інспектор кредитний зобов’язаний:

 

¨ забезпечувати підготовку кредитних договорів, включаючи здійснення належних оцінок та розрахунків;

 

¨ забезпечувати подання документів про виконання кредитних договорів та аналіз якості кредитного портфелю;

¨ вести базу кредитних історій членів кредитної спілки.

 

3.2.5. Відповідальний за проведення первинного фінансового моніторингу зобов’язаний виконувати обов’язки відповідно до посадової інструкції відповідального за проведення первинного фінансового моніторингу.

 

3.2.6. Особа, на яку покладено обов’язки секретаря-діловода зобов’язана:

 

¨ здійснювати відправку, прийом і реєстрацію у відповідних журналах вхідної та вихідної кореспонденції;

 

 

 

8

¨ розміщувати у належні для того папки кореспонденцію, внутрішні документи кредитної спілки, в тому числі і за дорученням виборних та призначених органів управління кредитної спілки;

 

¨ розписуватисяпро отримання та відправлення рекомендованої кореспонденції кредитної спілки;

 

¨ слідкувати за дотриманням принципу однократності реєстрації документів;

¨ вести реєстри документів та справи членів кредитної спілки;

¨ здійснювати відповідно до закону архівацію документів;

 

¨ виконувати інші обов’язки передбачені посадовою інструкцією секретаря-діловода.

 

4.       Визначення перелiку посад працiвникiв, якi мають доступ до документiв, що мiстять iнформацiю з обмеженим доступом, їх повноважень та відповідальності.

 

4.1. Доступ до документів, що містять інформацію з обмеженим доступом мають працівники, які обіймають наступні посади:

 

q  Голова правління;

q  Заступник голови правління;

q  Головний бухгалтер;

q  Кредитний інспектор ;

 

q  Працівник відповідальний за проведення первинного фінансового моніторингу;

 

q  Особа, на яку покладено обов’язки секретаря-діловода.

 

4.2.     Зазначені в попередньому пункті працівники мають доступ до документів з обмеженим доступом із врахуванням вимог п. 2.3 цього Положення. При цьому, зазначені посадові особи зобов’язані таємницю щодо рахунків, внесків та інших фінансових операцій, здійснених членами кредитної спілки.

 

4.3.      Зазначені в п. 4.1. посадові особи відповідальні за нерозголошення та не оприлюднення інформації та документів з обмеженим доступом.